Penyusunan Personalia

Penyusunan Personalia adalah sumber daya manusia- orang-orang memberikan tenaga, bakat, kreativitas dan usaha mereka kepada organisasi. Beberapa tugas-tugas kepemimpinan kritis manajer yang mencakup penarikan, penyeleksian, pengembangan dan penggunaan sumber daya manusia dalam pencapaian tujuan organisasi. Tanpa orang-orang yang cakap, organisasi dan manajemen akan gagal mencapai tujuannya. Bagaimana manajer melaksanakan fungsi penyusunan personalia (staffing) secara efektif akan menentukan sukses atau kegagalan mereka sebagai manajer. Dalam bab ini akan di bahas bagaimana organisasi menentukan kebutuhan sumber daya manusia sekarang dan di waktu yang akan dating.bagaimana manajer menarik dan menyeleksi orang-orang dengan kemampuan potensial paling baik untuk setiap posisi, bagaimana manajer memberikan latihanagar mereka melaksanakan pekerjaan dengan efektif; dan akhirnya, macam program pengembangan yang paling baik bagi organisasi. Kegiatan-kegiatan penyusunan personalia sangat erat hubungannya dengan tugas-tugas kepemimpinan, motivasi, dan komunikasi, sehingga pembahasannya sering di tempatkan sebagai bagian dari fungsi pengarahan. Tetapi fungsi ini berhubungan erat dengan fungsi pengorganisasian, di mana pengorganisasian mempersiapkan “kendaraan”-nya dan penyusunan personalia mengisi “pengemudi”-nya yang sesuai dengan posisi kerja yang ada. Hal ini tidak perlu menjadsi perdebatan, karena semua fungsi manajemen saling kait-mengkait dan mempengaruhi satu dengan yang lain. Akhirnya, fungsi penyusunan personalia harus dilaksanakan oleh semua manajer, baik mereka mengelola perusahaan besar ataupun menjadi pemilik peusahaan kecil. Proses Penyusunan Personalia Proses penyusunan personalia (staffing process) dapat dipandang sebagai serangkaian kegiatan yang di laksanakan terus menerus untuk menjaga pemenuhan kebutuhan personalia organisasi dengan orang-orang yang tepat dalam posisi-posisi tepat dan waktu yang tepat. Fungsi ini dilaksnakan dalam dua tipe lingkungan yang berbeda. Pertama, lingkungan eksternal yang meliputi seluruh faktor di luar organisasi yang secara langsung atau tidak langsung mempengaruhinya. Dan kedua, lingkungan internal, yang terdiri dari unsur-unsur di dalam organisasi.

 Langkah-langkah proses ini mencakup sebagai berikut:

1.       Perencanaan sumber daya manusia, yang dirancang untuk menjamin keajegan dan pemenuhan kebutuhan personaia organisasi.

2.       Penarikan, yang berhubungan dengan pengadaaan calon-calon personalia segaris dengan rencana sumber daya manusia.

3.       Seleksi, mencangkup penilaian dan pemilihan di antara calon-calon personalia.

4.       Pengenalan dan orientasi, yang dirancang untuk membantu individu-individu yang terpilih menyesuaikan diri dengan lancar dalam organisasi.

5.       Latihan dan pengembangan, program ini bertujuan meningkatkan kemampuan perseorangan dan kelompok untuk mendorong efektivitas organisasi.

6.       Penilaian Pelaksnaan kerja, di lakukan dengan membandingkan antara pelaksanaan kerja perseorangan dan standar-standar tujuan yang di kembangkan bagi posisi tersebut.

7.       Pemberian balas jasa dan penghargaan, yang di sediakan bagi karyawan sebagai kompensasi pelaksanaan kerja dan sebagai motivasi bagi pelaksnaan di waktu yang akan datang.

8.       Perancangan dan pengembangan karir, yang mencangkup transfer (promosi, demosi, atau lateral), penugasan kembali, pemecatan, pemberhentian atau pensiun. Perencanaan Sumber Daya Manusia Suatu organisasi tidak dapat menunggu untuk mendaptkan orang-orang yang cakap seperti organisasi di butuhkan untuk mengisi posisi tertentu. Organisasi harus berusaha untuk merencanakan kebutuhan di masa yang akan datang dan memutuskan di mana akan menemukan orang-orang yang tepat untuk memenuhi kebutuhan-kebutuhan itu.

Selanjutnya, Ada 3 bagian perencanaan personalia yaitu:

·         Penentuan jabatan-jabatan yang harus diisi, kemampuan yang di butuhkan karyawan.

·         Pemahaman pasar tenga kerja di mana karyawan potensial ada.

·         Pertimbangan kondisi permintaan dan penawaran karyawan. Penetuan Kebutuhan Jabatan Penyusunan personalia organisasi di mulai dengan penentuan tujuan-tujuan dan rencana-rencana organisasi. Kemudian organisasi menentukan spesifikasi jabatan (job specification) –jenis-jenis jabatan yang di laksanakan dan keterampilan-keterampilan yang di butuhkan untuk melaksanakannya. Penentuan spesifikasi jabatan.

Melalui penggunaan suatu proses yang disebut analisa jabatan (job analysis), perusahaan menentukan keterampilan-keterampilan, tangung jawab, pengetahuan, wewenang, lingkungan, dan antar hubungan yang terlibat dalam setiap jabatan. Penentuan tujuan dan rencana. Langkah berikutnya adalah memutuskan kemana organisasi akan berjalan. Apa rencana pelaksanaan? Apa produk-produk yang di perkenalkan? Jawaban-jawabannya akan mempengaruhi jumlah dan jenis karyawan yang akan di tarik. Penentuan kebutuhan personalia keseluruhan. Kemudian, harus diputuskan, jumlah keseluruhan karyawan yang di butuhkan untuk melaksanakan suatu pekerjaan, dan berbagai keterampilan serta kemampuan yang di isyaratkan. Oleh sebab itu, kebutuhan personalia perusahaan keseluruhan harus di perkirakan dalam hal spesialisasi pekerjaan, karakteristik personalia dan jumlah karyawan yang di butuhkan. Penetuan jumlah personalia sekarang. Setelah jumlah karyawan di masa yang akan mendatang di ketahui, manajemen harus melihat jumlah orang yang telah tersedia dan dapat melaksanakan pekerjaan-pekerjaan tersebut. Pemahaman akan “persediaan” personalia yang memenuhi persyaratan, memungkinkan manajemen untuk menyelaraskannya dengan jumlah personalia secara keseluruhan yang di butuhkan. “persediaan” ini memberikan pandangan menyeluruh tentang kerja sekarang. Penentuan kebutuhan personalia bersih. Perbedaan (selisih) antara kebutuhan karyawan keseluruhan dan “persediaan” sekarang adalah kebutuhan bersih yang akan personalia yang harus di penuhi melalui penarikan. Penetapan program kegiatan. Manajemen mulai berbagai jenis program kegiatan untuk menarik dan memilih (melakukan seleksi) para karyawan setelah di ketahui jumlah kebuthan bersih akan karyawan yang baru. Suatu program kegiatan mencakup semua fungsi-fungsi personalia yang dibutuhkan untuk memenuhi kebutuhan personalia dan tujuan perusahaan. Pengembangan Sumber-Sumber Penawaran Personalia Pada umumnya, semakin besar dan banyak sumber-sumber penawaran, semakin besar bagi kemungkinan perusahaan untuk menemukan personalia dengan kualitan yang dibutuhkan. Sebagian besar manajer-manajer efektif yang menyuadari hal ini, mengembangkan dan memelihara berbagai sumber penawaran yang berbeda. Sebagai contoh, jalinan kerjasama antar perusahaan dengan universitas-universitas dalam penarikan tenaga kerja. Pada kenyataanya ada dua kelompok sumber dari mana karyawan dapat di tarik untuk mengisi suatu jabatan tertentu- dari dalam organisasi dan dari luar Perusahaan-perusahaan pesaing Migrasi dan imigrasi Penarikan dan Seleksi KaryawanSetelah di tentukan kebutuhan personalia organisasi baik mutu/ jenis maupun jumlahnya, maka langkah selanjutnya adalah penarikan dan perolehan karyawan-karyawan tersebut dari sumbder dalam perusahaan sendiri atau dari sumber luar perusahaan. Kemudian, organisasi melakukan seleksi terhadap para calon karyawan yang tersedia dari hasil penarikan. Penarikan (recruitment) berkenaan dengan pencarian dan penarikan sejumlah karyawan potensial yang akan di seleksi untuk memenuhi-memenuhi kebutuhan organisasi. Penarikan menyangkut usaha untuk memeperoleh karyawan dalam jumlah yang tepat dengan kemampuan-kemampuan yang di butuhkan untuk mengisi jabatan-jabatan yang tersedia. Metode-metode yang sering digunakan untuk menarik personalia bervariasi dengan perbedaan karyawan, dalam industri yang berbeda dan dalam lokasi yang berbeda. Banyak manajer menunggu secarac pasif para melamar yang datang kepadanya. Banyak manajer lainnnya memepergunakan pendekatan lebih agresif dalam pencarian karyawan yang potensial.Metode-metode penarikan biasa di gunakan meliputi: pengiklanan, leasing (menggunakan tenaga honorer), rekomendasi dari karyawan yang sedang bekerja (employers refferals), penarikan lewat lembaga-lembaga pendidikan, kantor penempatan tenaga kerja, serikat buruh dan penggunaan computer. Seleksi Personalia Seleksi adalah pemilihan seorang tertentu dari sekelompok karyawan-karyawan yang potensial untuk melaksanakan suatu jabatan tertentu. Dalam teori, seleksi tampak sederhana. Seperti telah di bahas sebelumnya, manajemen memutuskan pekerjaan apa yang terlibat dan kemampuan-kemampuan individu yang di butuhkan untuk melaksanakan pekerjaan secara efektif. Prosedur seleksi, Berbagai prosedur seleksi untuk memebandingkan pelamar dengan spesifikasi jabatan yang tersedia.

Langkah-langkah dalam procedure seleksi yang biasa di gunakan adalah:

·         Wawancara.

·         Pengumpulan data-data pribadi.

·         Pengujian (testing).

·          wawancara yang lebih mendalam

·         Pemeriksaan referensi-referensi prestasi.

·         Pemeriksaan kesehatan.

·         Keputusan pribadi.

·         Orientasi jabatan.

Ada beberapa faktor yang cenderung memepengaruhi prestasi karyawan. Beberapa faktor lain mungkin juga berpengaruh dalam kondisi-kondisi tertentu, tetapi adalah tidak mungkin untuk menyatakan secara tepat semua faktor yang akan di cari dalam diri karyawan potensial.

Beberapa faktor yang cenderung mempengaruhi karyawan adalah sebagai berikut:

1.       Latar belakang pribadi, mencangkup pendidikan dan pengalaman kerja, untuk menunjukan apa yang telah di lakukan seseorang di waktu yang lalu.

2.       Bakat dan minat (aptitude and interest), untuk memeperkirakan minat dan kapasitas/ kemampuan seseorang.

3.       Sikap dan kebutuhan (attitudes and needs), untuk meramalkan tangung jawab dan wewenang seseorang.

4.       Kemampuan-kemampuan analitis dan manipulatif, untuk memepelajari kemampuan-kemampuan pemikiran dan penganalisaan.

5.       Ketrampilan dan kempuan tehnik, untuk menilai kemampuan dalam pelaksanaan aspek-aspek tehnik, pekerjaan.

Kesehatan, tenaga dan stamina, untuk melihat kemampuan fisik seseorang dalam pelaksanaan